Une bonne gestion des impayés participe à renforcer la santé financière de toute entreprise, à stabiliser sa trésorerie, à lui permettre de conserver une forte capacité d'investissement. Il existe à ce titre plusieurs stratégies à adopter afin de gérer de manière optimale les impayés. En voici 5 à mettre en place dans votre organisation.
Une bonne gestion des impayés suppose en premier lieu d'opter pour une posture proactive, en activant les bons leviers en amont de toute nouvelle relation commerciale. En somme, plus la relation avec un client est encadrée, meilleure est la gestion des impayés. Cela implique alors de définir clairement différents éléments de la politique commerciale et administrative.
Il est ainsi nécessaire de s'assurer qu'un bon de commande en bonne et due forme soit conclu et signé par les deux parties.
Par ailleurs, les conditions générales de vente (CGV) doivent faire l'objet d'une attention particulière. Elles doivent être totalement détaillées et des plus complètes, en mettant un focus sur :
Aussi, tous les contrats de vente ou de prestation de services doivent être dûment signés et faire apparaître clairement les CGV de l'entreprise.
Puis, à chaque conclusion de prestations de services ou d'opérations de vente, émettre des bons de livraisons et des factures comportant l'intégralité des mentions obligatoires, avec les CGV adossées aux documents, est indispensable.
Une autre stratégie gagnante en gestion des impayés est de bénéficier d'une comptabilité client à jour, actualisée quotidiennement. Suivre la comptabilité client grâce aux services et aux prestations d'un cabinet d'expertise-comptable permet en effet d'anticiper les risques, et de les détecter au plus vite le cas échéant. En faisant un point régulier avec son expert-comptable, l'entreprise peut en effet bénéficier d'une comptabilité client parfaitement à jour, et réagir au besoin par des relances, en intervenant ainsi immédiatement.
D'autre part, bénéficier de solution de facturation adaptée et performante participe de cet effort de tenue de la comptabilité client, et donc d'une bonne gestion des impayés. Grâce à un outil performant de facturation intégrant vos flux bancaires - tel que Pennylane par exemple - il est possible d’affecter de manière semi-automatique les encaissements aux factures de vente. Il est ensuite envisageable d’activer des scénarios de relances automatiques à différentes échéances.
L'analyse du risque client est une activité qui se développe de plus en plus au sein des entreprises. Certaines ayant même créé des départements ad hoc. S'inspirer des pratiques mises en place dans ces entreprises est judicieux afin de gérer au mieux les impayés. Ainsi, pour les prospects en passe de devenir de nouveaux clients, analyser le risque d'impayés permet de le réduire au maximum. Une bonne gestion des risques est en effet synonyme de bonne gestion des impayés.
Comment faire ? Cela passe par différentes actions de crédit management - littéralement, gestion du crédit accordé à un client - afin de jauger la solvabilité d'un futur client. Plusieurs analyses doivent à ce titre être effectuées pour obtenir une lecture large et complète de la situation :
Aussi fine et bonne qu'elles soient, la préparation et l'anticipation des impayés ne suffisent pas toujours à endiguer le phénomène. Les clients de l'entreprise pouvant, pour de nombreuses raisons, être en retard dans leurs paiements.
Dès lors, une bonne gestion des impayés doit s'appuyer sur plusieurs scénarios de relance, grâce à différents outils.
Un email automatisé permet dans un premier temps de relancer un client, en lui rappelant l'échéance de paiement de la facture, en mettant en avant le retard. Puis, à J+7 par exemple, si la facture demeure toujours en souffrance, utiliser le téléphone cette fois permet d'entrer en contact direct. Ensuite, à J+10, l'envoi d'une lettre en recommandée avec accusé de réception peut s'avérer nécessaire et suffit souvent. Reste que dans certaines situations, la mise en demeure peut être indispensable.
Le principe de cette approche est de prévoir une graduation dans la gestion des impayés, pour à la fois maintenir une bonne qualité de relation commerciale tout en s'assurant que la trésorerie de l'entreprise ne soit pas mise en péril.
Le cabinet d'expertise-comptable est un partenaire de premier plan en gestion des impayés. Il est dans un premier temps à même de tenir une comptabilité client rigoureuse afin de vous alerter en cas d’éventuels retards de paiement. Aussi, les compétences internes sont réunies pour prodiguer des conseils sur une gestion optimale des impayés : finance, droit, comptabilité générale et comptabilité analytique.
Entre l'audit financier d'un nouveau client, l'analyse du risque éventuel encouru, la tenue rigoureuse de la comptabilité des clients actifs, l'aide à la rédaction des CGV, le respect des mentions obligatoires sur les contrats, les bons de commande et les factures entre autres, le cabinet d'expertise-comptable est un partenaire de premier plan pour vous conseiller sur la gestion optimale des impayés. Toutes les compétences sont en effet réunies pour que les impayés ne deviennent pas problématiques pour votre entreprise : finance, droit, comptabilité générale et comptabilité analytique.
La gestion des impayés est un vrai sujet pour votre entreprise, et plus fine et la préparation, meilleurs sont les résultats. Dans cette optique, votre meilleur allié est votre expert-comptable. Il peut vous conseiller à toutes les étapes de la relation client, analyser les risques, tenir la comptabilité client parfaitement à jour et vous aider à recouvrir d'éventuelles créances.