Les nouveaux outils indispensables pour les collaborateurs comptables

Plus pratiques, plus performants, plus rapides : les nouveaux outils comptables fluidifient et simplifient le travail des collaborateurs comptables. La palette de solutions disponibles est large, elle couvre tous les aspects des missions et des tâches qu’un comptable effectue au quotidien. Gestion, comptabilité, facturation, archivage et collaboration… Voici un tour d’horizon des nouveaux outils indispensables pour les collaborateurs comptables. 

Les outils comptables de gestion, de comptabilité et d’audit

Parmi les outils comptables disponibles, Pennylane se positionne comme une des options les plus efficaces. Nous l’utilisons au sein de notre cabinet Euraudit, car ses avantages d’utilisation et ses fonctionnalités apportent une vraie valeur ajoutée à notre travail. Plus qu’un logiciel, Pennylane est une plateforme de comptabilité et de gestion financière tout-en-un qui combine la tenue comptable, la facturation et la gestion des flux financiers. Nous apprécions particulièrement son interface intuitive et ses fonctionnalités complètes. Ses atouts ont d’ailleurs valu à Pennylane de bénéficier d’une levée de fonds importante auprès de Sequoia, un fonds d’investissement leader, qui transforme les startups en géants de la tech.

D’autres outils comptables méritent une attention particulière :

• Tiime, pour une gestion comptable complète. La solution offre de la mobilité grâce à une application dédiée. Elle facilite par ailleurs la collaboration entre le comptable et l’entreprise cliente grâce à un partage simplifié des documents.
• Fulll, est un autre logiciel de comptabilité 100% en ligne. Il embarque des fonctionnalités pour la gestion comptable, la facturation et le suivi des performances financières des clients. Côté avantages, notons la possibilité de le personnaliser aux spécificités d’un cabinet d’expertise-comptable et des fonctionnalités d'automatisation qui réduisent le temps nécessaire pour réaliser les tâches récurrentes.
• ACD et Bobbee sont également deux solutions de premier plan. À la clé, un gain de temps significatif et la possibilité de mieux répartir sa charge de travail. (Lien vers article « 6 astuces pour répartir sa charge de travail dans un cabinet comptable ») 
• Dext, permet aux collaborateurs comptables de récupérer et de traiter les reçus et les factures des clients. Un smartphone suffit pour photographier les reçus, Dext se charge par la suite d'extraire automatiquement les données avec une intervention manuelle par les équipes de Dext pour saisir manuellement le delta des factures non reconnues par l’OCR

Les outils de facturation, de gestion des dépenses et des notes de frais 

La facturation, la gestion des dépenses et des notes de frais figurent comme des tâches importantes et récurrentes pour tout collaborateur comptable. Sur cet aspect également, de nouveaux outils comptables s’avèrent indispensables. 

Pennylane, outre ses fonctions de comptabilité, offre des outils de facturation et de gestion des dépenses. La simplicité de la fonctionnalité dédiée à la facturation plaide en faveur de cette solution made in France. Idem pour le suivi des paiements, car Pennylane offre un suivi en temps réel des factures émises et des paiements reçus, facilitant ainsi la gestion de la trésorerie.

D’autres solutions existent par ailleurs : 

• Tempolia, idéal pour la gestion des notes de frais et du temps de travail, Tempolia permet un suivi précis des dépenses professionnelles et des notes de frais ;
• Spendesk, est une plateforme de gestion des dépenses qui permet aux entreprises de suivre et de contrôler les dépenses de leurs équipes en temps réel. La transmission des informations entre l’entreprise cliente et le cabinet d’expertise-comptable s’en trouve simplifiée.
• Expensify permet d’automatiser la saisie des reçus. L'application scanne et extrait automatiquement les données, ce qui réduit drastiquement le temps consacré d’ordinaire à la saisie manuelle.

Les outils d’archivage et de gestion documentaire 

Au côté des outils comptables dédiés à la gestion, à la comptabilité des clients ou encore à la gestion des dépenses, un collaborateur comptable a besoin de s’appuyer sur d’autres solutions pour l’archivage et la gestion documentaire. Cet aspect de son quotidien revêt en effet une importance singulière, et des plateformes sont disponibles.

C’est le cas de l’incontournable Office 365 qui, en plus de proposer une suite d'applications bureautiques et d'outils de collaboration basés sur le cloud, embarque OneDrive pour le stockage de documents. 

Son concurrent, Google, propose également une gamme complète d’outils indispensables : un espace dans le cloud pour le stockage et le partage de documents à distance, la création de documents textes et de tableaux en ligne. 

Dropbox Business est une autre solution performante de stockage et de partage de fichiers. Elle permet aux équipes de collaborer efficacement en sécurisant les documents. La protection des données est assurée grâce à des fonctionnalités avancées de chiffrement. Aussi, les utilisateurs peuvent partager des fichiers volumineux avec des collègues et clients.

Les outils indispensables pour la collaboration entre collègues

Savoir travailler en équipe au sein d’un cabinet d’expertise-comptable fait partie des soft skills que tout collaborateur comptable doit posséder. La collaboration entre collègues de départements similaires ou en provenance du juridique, du social ou du fiscal est fréquente. À cet égard, plusieurs plateformes permettent de simplifier considérablement la gestion des projets. 

Trello, ClickUp, Asana, Monday ou encore Slack comptent parmi les solutions les plus performantes. Leurs principes de fonctionnements sont proches sinon similaires : il s’agit d’outils de gestion de projet permettant de visualiser et de suivre l’avancement des tâches à effectuer. 

Ils réunissent au sein d’un même espace en ligne et sécurisé les collaborateurs qui prennent part au même projet. Des fonctionnalités de partage de fichiers, de chat et de messagerie permettent d’échanger facilement et de mener les projets à leur terme dans les temps. 

Tous ces outils comptables permettent de simplifier les tâches d’un collaborateur comptable, de maximiser son temps de travail. Chez Euraudit, nous utilisons la majorité d’entre eux car ils offrent beaucoup d’agilité et d’efficacité au quotidien.

Si vous souhaitez rejoindre un cabinet d’expertise-comptable qui place l’éthique et le professionnalisme au cœur de ses actions, contactez-nous.