La digitalisation des documents administratifs est un maillon essentiel de la transformation digitale de votre entreprise. Elle génère de vrais gains à plusieurs niveaux et vous permet en outre d'être en conformité avec certaines dispositions légales - telles que la généralisation de la facturation électronique à compter de 2024. Comment réussir la mise en place de la digitalisation de vos documents administratifs ? Voici les étapes à suivre.
Pourquoi mettre en place la digitalisation des documents administratifs ?
La digitalisation des documents administratifs est une activité qui consiste en premier lieu à transformer l'intégralité des supports papiers en supports numériques, digitaux. Il s'agit à ce titre de numériser, via différentes techniques et grâce à différents outils, tous les documents papiers de l'entreprise. Pour in fine les centraliser au sein d'un système unifié, digital, accessible par tous les collaborateurs et les partenaires de l'entreprise.
La digitalisation des documents administratifs revient par ailleurs à s'appuyer sur des process et des solutions techniques permettant l'automatisation et la transmission d'informations des documents administratifs et comptables aux partenaires de l'entreprise.
Mettre en place la digitalisation de vos documents administratifs génère des avantages notables pour votre activité :
- un gain de temps dans la recherche, la consultation des documents et donc un gain de productivité
- un gain financier car on estime que les coûts liés à la gestion documentaire sont réduits de plus de 90% (impression, envois, archivage) selon une étude de Oodrive/Informatique News
une meilleure agilité des équipes grâce à un accès rapide et aisé aux documents nécessaires pour mener à bien leurs tâches, - le travail collaboratif, à distance qui plus est, est simplifié
- une meilleure communication et collaboration entre les services de l'entreprise, les documents centralisés pouvant être partagés facilement et rapidement
- une meilleure communication avec les partenaires (clients, fournisseurs, prestataires...)
- une meilleure protection des informations de par un archivage réalisé dans un univers digital sécurisé
- une mise en conformité avec les nouvelles dispositions légales : obligation de générer une facture électronique pour toutes les entreprises ayant un marché public depuis 2020, et généralisation de la facturation électronique entre entreprises à partir de 2024.
Les étapes d'une digitalisation réussie des documents administratifs
Avec autant d'avantages, vous comprenez donc pourquoi il devient incontournable de passer à la digitalisation de vos documents administratifs. Et pour cela, deux approches sont nécessaires :
- faire un état des lieux
- auditer les processus actuels de transmission d’informations
- choisir et utiliser les bons outils
- sécuriser la digitalisation
1. Faire un état des lieux de la digitalisation des documents administratifs
Avant de passer à la digitalisation de vos documents administratifs, d'un point de vue technique, il est dans un premier temps essentiel de réaliser une première étape.
Passer en revue l'intégralité des documents à digitaliser permet de bien cerner le projet dans sa globalité, de ne rien laisser de côté. Quels documents doivent être digitalisés ? :
- les contrats avec vos clients, vos prestataires, vos fournisseurs,
- les factures
- les devis
- les bons de commande
- les catalogues produits
- les documents comptables et financiers
Cette liste n'est pas exhaustive. Le but est de mettre à plat tous les types de documents qu'il est intéressant voire indispensable de digitaliser. Pour cela, un travail de quantification des documents à transformer en format digital est nécessaire.
Lors de cette étape, veillez également à impliquer les collaborateurs de l'entreprise dans le projet de digitalisation. Celui-ci doit être au service du bon fonctionnement de l'activité, aussi vos équipes doivent y prendre part. Il s'agit également d'un travail collaboratif pour lequel la fixation d'objectifs clairs à atteindre est une des clés du succès.
Puis, effectuer un audit des ressources matérielles, financières et humaines disponibles vous donne la possibilité de maîtriser votre projet de digitalisation des documents.
2. Auditer les processus actuels de transmission d'informations
Ce nécessaire travail d'audit technique s'accompagne par ailleurs d'un audit organisationnel. Il s'agit en effet d'analyser les processus utilisés par l'entreprise dans la transmission d'informations envers ses partenaires : clients, fournisseurs, prestataires... Les procédés sont-ils digitalisés ? Si oui, avec quel niveau de maturité ? En utilisant quels outils ?
3. Choisir et utiliser les bons outils de digitalisation
Différentes solutions techniques permettent de digitaliser les documents de votre entreprise. Des prestataires spécialisés peuvent effectuer cette opération pour vous. Mais, pour des raisons de coûts ou de confidentialité, vous pouvez réaliser cette étape en interne. Dans ce cas, plusieurs outils sont nécessaires.
Des outils de capture permettent de scanner et de numériser les documents, selon les technologies dites de LAD (Lecture automatique des documents) - RAD (reconnaissance automatique des documents) et OCR (reconnaissance optique des documents).
Vous pouvez à ce titre utiliser des solutions logicielles comme ZeenDoc, GreenGed ou encore YouDoc. Elles fonctionnent via l'utilisation d'un scanner ou simplement d'un smartphone ou d'une tablette. Ces éditeurs de logiciels accompagnent leur offre d'un outil de GED - gestion électronique des documents. Il centralise l'intégralité des documents digitalisés et permet une accessibilité permanente à tous les collaborateurs de l'entreprise. Aussi, ces solutions intègrent la signature électronique des documents.
Mais la digitalisation doit également faire l'objet d'un effort en termes d'automatisation de la transmission d'informations des documents administratifs et comptables pour les partenaires (clients, fournisseurs, salariés, comptables...). Et il y a bien souvent un important travail à effectuer à cet égard. Des logiciels d'automatisation des documents tels que Quadient sont ainsi bien utiles. Ils permettent d'automatiser les processus de regroupement, de tri et de transmission d'une foule de documents internes. Les grands éditeurs de logiciels de comptabilité, comme Cegid Quadra, offrent aux PME et ETI la possibilité d'automatiser la saisie comptable, puis de transmettre les documents aux partenaires concernés.
Sécuriser la digitalisation : le coffre-fort numérique
Utiliser un coffre-fort numérique est indispensable dans une optique de digitalisation des documents. Il en va de leur protection. Un coffre-fort numérique permet de stocker et sauvegarder dans un environnement sécurisé l'intégralité des documents. Accessible dans le cloud, le coffre-numérique offre des espaces de stockage variés, qui s'adaptent aux besoins des entreprises.
Plusieurs solutions existent comme eDocPerso, NordLocker, MyPeopleDoc ou encore Digiposte.
Avantageuse, voire incontournable, la digitalisation des documents administratifs de votre entreprise peut être effectuée par un prestataire externe, ou en interne en fonction des ressources disponibles.
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