Mettre en place une bonne gestion des notes de frais pour votre entreprise figure comme une composante essentielle d’un bon pilotage de l’activité. Car des notes de frais mal ou insuffisamment bien traitées peuvent alourdir la trésorerie et toute l’organisation interne. Mais grâce ces 5 astuces, vous parviendrez aisément à fluidifier l’ensemble du processus.
Astuce n°1 : pour une bonne gestion des notes frais, analyser les dépenses est indispensable !
Les notes de frais en entreprise représentent des dépenses loin d’être anodines : un salarié passe ainsi près de 2 500€ par an en note de frais (Source : Expensya). Pour l’entreprise, il s’agit bien entendu de frais lourds ou qui requièrent en tout cas une trésorerie suffisante.
Face à une telle problématique, initier une bonne gestion des notes de frais des équipes en entreprise nécessite en premier lieu la mise en place d’une politique ad hoc. Pour y parvenir, il est indispensable de procéder à une analyse, à un état des lieux complet de la situation. L’expert-comptable peut dès ce stade accompagner le chef d’entreprise afin de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le montant total annuel des notes de frais ?
- Quels sont les montants moyens dépensés par jour, mois, trimestres, semestres ?
- Quelle est la fréquence des dépenses ?
- Quelle est la nature des notes de frais ? Déplacements, repas, hébergement, frais divers…
En somme, le but de cette première approche est de répondre aux questions :
- Quels sont les salariés qui dépensent ?
- Quels sont les montants ?
- Quels sont les postes de dépenses ?
Astuce n°2 : instaurer une stratégie de gestion des notes de frais en entreprise
Ce travail préalable d’analyse et de compréhension des dépenses en notes de frais ouvre par la suite sur l’instauration d’une stratégie adaptée. Celle-ci s’articule autour de plusieurs axes :
- La fixation des montants maximums à ne pas dépasser, en fonction de la nature des frais – repas, déplacements, hébergements… ;
- La définition des délais de remise des justificatifs ;
- Le choix quant au type de remboursement le plus pertinent, au réel ou au forfait. Dans le premier cas, chaque collaborateur fournit les pièces justificatives des dépenses qu’il a engagées afin que l’entreprise le rembourse par la suite. Dans un mode de gestion des notes de frais au forfait, vous pouvez décider d’une enveloppe allouée à chaque collaborateur. Chaque possibilité présente comme intérêt de maîtriser les dépenses. La première suppose en revanche de bénéficier d’une trésorerie suffisante quand la seconde demande à budgétiser le montant des notes de frais pour chaque exercice comptable. Sur cet aspect également, être accompagné par votre cabinet d’expertise comptable facilite considérablement la tâche.
- Mettre en place des rapports d’analyse des notes de frais afin de détenir une vision globale de dépenses de l’entreprise. Cela permet par ailleurs de faire le point sur les dépenses nécessaires et celles méritant d’être contenues, voire diminuées.
Astuce n° 3 en gestion des notes de frais : simplifier la validation !
La gestion des notes de frais mobilise des ressources internes, humaines et financières notables. Du côté humain, quatre personnes sont impliquées en moyenne : le salarié, le manager, le comptable et un responsable de l’équipe finance. Pour un coût estimé à près de 30€ par note de frais. (Source : Spendesk)
Pour une gestion optimale des notes de frais, un ou deux collaborateurs au maximum doivent s’en charger. Cela permet de gagner du temps dans la validation, dans le traitement et de s’assurer qu’aucun justificatif ne se perde.
Astuce n°4 : opter pour la dématérialisation des notes de frais
Spendesk, Cleemy, Wallester, Vertical Expense… De nombreuses solutions technologiques existent. Elles s’accompagnent pour la plupart d’entre elles d’applications mobiles que les collaborateurs et les responsables utilisent. Toutes ont comme point commun de faciliter la gestion des notes de frais tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise.
Côté entreprise, elles s’utilisent en version logicielle ou en SaaS. Dans ce cas particulier, une simple connexion internet suffit.
Ces solutions permettent de traiter, de transmettre, d’enregistrer et de comptabiliser les dépenses des équipes grâce à des fonctionnalités intelligentes tels que le scan des justificatifs. Certaines applications comportent également un moyen de paiement dématérialisé, évitant ainsi à chaque salarié d’avancer les dépenses et à l’entreprise de rembourser les frais.
Résultat : une gestion optimale des dépenses et de la trésorerie de l’entreprise, un gain de temps notable.
Côté service comptable, ces infos sont transmises en temps réel et peuvent être directement intégrées dans le logiciel de comptabilité.
Par ailleurs, pour une meilleure cohérence dans l’utilisation des outils et afin de ne pas les multiplier, il convient d’utiliser les modules de notes de frais mis à disposition par des plateformes déjà bien souvent utilisées : Silae (avec son module Silae Expense) ou Pennylane.
Astuce n°5 : être accompagné par votre expert-comptable
Pour une gestion optimale et performante des notes de frais de votre entreprise, vous rapprocher de votre expert-comptable s’impose comme une solution idéale. Pourquoi ? Car il effectue l’intégralité des actions en lien avec celle-ci. Il conseille le dirigeant sur la politique de gestion des notes de frais la plus adaptée à sa situation : secteur d’activité, taille de l’effectif, nature, montant et récurrence des dépenses…
Aussi, il l’oriente vers le type de remboursement le plus pertinent en fonction de la trésorerie de l’entreprise.
Plus encore, il enregistre les frais dans la comptabilité, donne la possibilité à l’entreprise de récupérer les montants de TVA et également de profiter d’avantages fiscaux. Les frais forfaitaires et les frais réels sont en effet déductibles du bénéfice imposable. Les frais réels sont exonérés du paiement de cotisations sociales et les frais forfaitaires le sont uniquement à hauteur du plafond fixé par l’Urssaf.
Chronophage, coûteuse et fastidieuse lorsqu’elle n’est pas correctement appréhendée, la gestion des notes de frais ne sera plus problématique en appliquant ces 5 conseils. Votre expert-comptable se tient à vos côtés pour optimiser tout le processus et en faire un outil performant de pilotage de votre activité.
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