La transition vers la facturation électronique n'est plus une option. Elle devient une nécessité pour toutes les entreprises. À terme, cela deviendra une obligation légale.
C’est dans ce contexte que le norme Factur-X s’inscrit. Mais de quoi s'agit-il ? Quelles mentions doivent être sur ce nouveau format de facture ? Quels sont les avantages et comment se préparer ? Voici nos réponses.
Qu’est-ce que Factur-X ?
Factur-X est la nouvelle norme européenne de facture dématérialisée. Il s'agit d'une norme hybride. Elle combine deux formats en un seul fichier, à savoir :
- Un format PDF, lisible par l’humain, pour conserver l’apparence classique de la facture.
- Un fichier XML structuré, qui permet pour sa part le traitement automatique par les systèmes informatiques.
Factur-X est une norme. Cette norme est dans la directive européenne EN16931. Elle s'impose progressivement. Cela concerne surtout les transactions avec le secteur public.
Ces transactions passent par le portail Chorus Pro. Son objectif : faciliter la dématérialisation des factures tout en garantissant leur conformité légale.
Pour les entreprises réunionnaises, cela signifie moins de papier, plus d’efficacité, et une meilleure intégration des processus comptables. Mais cela implique aussi de respecter scrupuleusement les mentions obligatoires de Factur-X.
Les mentions obligatoires d’ordre général à inclure dans une facture Factur-X
Pour se conformer à la norme Factur-X, il faut suivre une liste de mentions obligatoires. Cela commence par des informations sur l’émetteur et le destinataire.
Ces mentions doivent figurer à la fois dans le PDF et dans la partie XML pour garantir la conformité de la facture.
Les mentions obligatoires d’ordre général de Factur-X sont :
- Nom ou raison sociale de l’émetteur : nom, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro d’enregistrement RCS
- Adresse complète de l’entreprise
- Identité du destinataire : nom ou raison sociale, adresse, coordonnées complètes, numéro de TVA intracommunautaire.
Les détails à apporter sur Factur-X
Les factures émises sous la norme Factur-X doivent par ailleurs apporter des détails précis quant à trois autres aspects :
- Le numéro de facture : il s’agit d’un numéro unique qui permet de tracer chaque transaction.
- Les dates : la facture doit indiquer la date d’émission et la date de livraison ou d’exécution.
- La description des produits et services doit être claire. Il faut indiquer la nature, la quantité et le prix unitaire HT.
Les montants et conditions de paiement : éléments clés sur Factur-X
Pour ce qui concerne les conditions de paiement et le montant des transactions, là encore, différentes informations essentielles doivent figurer sur les factures pour qu’elles soient conformes à Factur-X.
- Le montant total HT avec une ventilation par taux de TVA.
- Le montant de la TVA : indiquer le taux appliqué et le montant correspondant.
- Le montant TTC de la transaction
- Les conditions de paiement : délais, moyens de paiement acceptés, et références bancaires en cas de paiement par virement.
- Les pénalités de retard de paiement
Les avantages de Factur-X pour les entreprises réunionnaises
Au-delà du respect de l’obligation légale, intégrer Factur-X au sein de l’organisation de votre entreprise génère plusieurs avantages significatifs.
L’automatisation des processus est un avantage de premier plan. Avec le fichier XML structuré, les factures peuvent être intégrées automatiquement dans vos logiciels de comptabilité.
Elles peuvent aussi être envoyées à votre expert-comptable. Cela réduit drastiquement les erreurs de saisie, diminue voire élimine les tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Autre intérêt : cela diminue tout aussi drastiquement le temps consacré à la gestion administrative et comptable.
Par ailleurs, Factur-X engendre une réduction des coûts. Moins de papier et moins d'envois postaux sont de bons points. La gestion des données est aussi améliorée. La dématérialisation des factures aide à économiser de l'argent à court et à long terme.
Autre avantage : l’amélioration de la traçabilité. Avec Factur-X, chaque facture devient facilement traçable, depuis sa création jusqu’à son paiement, grâce aux données numériques standardisées.
Factur-X : l’importance d’être accompagné par un expert-comptable
Initier la dématérialisation des factures de votre peut être complexe, et se révéler technique. Un expert-comptable peut vous guider à chaque étape, depuis le choix des outils jusqu’à la mise en conformité de vos processus. Il aide le chef d’entreprise à identifier les outils nécessaires, tel qu’une plateforme de facturation compatible (Chorus Pro, logiciels ERP, etc.). Aussi, il s’assure que vos fournisseurs et clients sont prêts à adopter ce format.
De plus, votre expert-comptable vous aide à choisir un logiciel comptable. Ce logiciel doit être compatible avec la norme Factur-X. Il doit aussi pouvoir créer des fichiers PDF et XML qui respectent les exigences de l’EN16931.
La norme Factur-X est plus qu'une obligation légale. C'est une chance de moderniser votre gestion financière. Cela vous aide à être plus efficace. En comprenant les mentions obligatoires, vous préparez votre entreprise à la dématérialisation des factures. Cela vous aidera à faire une transition en douceur.
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