La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier par des factures électroniques. S’il s’agit d’une obligation à laquelle devront se conformer toutes les entreprises d’ici 2027, la dématérialisation n’en est pas moins une solution avantageuse à plus d’un titre. Si votre entreprise n’est pas encore concernée par cette réforme, dématérialiser d’ores et déjà les factures que vous émettez se révèle en effet intéressant à plusieurs égards. Pourquoi dématérialiser vos factures ? Voici nos réponses.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures fonctionne selon la même approche que la dématérialisation des documents papiers. En pratique, cela signifie donc que l’émission, la réception et l’archivage de vos factures se font uniquement en format numérique, sans impression physique.
Aussi, pour être conformes aux réglementations fiscales, notamment celles relatives à la TVA, les factures électroniques doivent respecter des standards précis. La norme en vigueur en Europe est Factur-X. Son objectif ? Harmoniser les factures électroniques sur l’ensemble du territoire européen, en mettant notamment en avant deux formats :
- Un format PDF ;
- Un format dit XML, qui permet aux systèmes informatiques de traiter automatiquement les factures.
Pourquoi passer à la dématérialisation dès maintenant ?
Engager dès cette année la dématérialisation des factures de votre entreprise permet d’anticiper les évolutions légales à venir sur le court terme. Car à partir du 1er septembre 2027, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront tenues d’émettre et de recevoir des factures électroniques via des plateformes certifiées par l’administration fiscale.
Cette obligation, inscrite dans le cadre de la réforme fiscale française, vise à simplifier les procédures administratives et à renforcer la lutte contre la fraude fiscale.
Au-delà de l’obligation légale, la dématérialisation procure à votre entreprise plusieurs avantages, à commencer par une réduction des erreurs. Oui car, les erreurs de saisie, souvent inévitables avec les factures papier, se trouvent drastiquement réduites grâce à l’automatisation inhérente à la dématérialisation des factures. Les systèmes électroniques permettent en effet de produire, d’émettre et de vérifier automatiquement les données et d’alerter en cas d’anomalies.
Les autres avantages de la dématérialisation des factures
Conformité légale, réduction des erreurs : à côté de ces deux premiers avantages, voici les autres bénéfices de la dématérialisation des factures.
- Un gain de temps.
La création de facture papier est de fait chronophage, tandis que l’utilisation de plateforme de gestion comptable et financière complète comme Pennylane engendre un gain de temps considérable. Cette plateforme permet, notamment, d’émettre, de recevoir et de comptabiliser les factures électroniques. Les données sont automatiquement extraites et intégrées dans votre système comptable, ce qui accélère le traitement des factures et libère du temps pour vos équipes. - Une meilleure gestion des données fiscales
Les factures électroniques facilitent l’accès et l’analyse des données fiscales. Les informations sont centralisées, classées et accessibles en quelques clics, ce qui simplifie la gestion des données fiscales par votre cabinet d’expertise-comptable. - Des économies substantielles.
En supprimant les coûts d’impression, d’envoi postal et de stockage physique, la dématérialisation engendre des économies significatives. - Réduction de l’empreinte carbone.
En supprimant les factures papiers et en les remplaçant par un format numérique, la dématérialisation contribue à réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. Un chiffre ? Chaque année, un salarié d’entreprise consomme entre 70 et 85 kg de papier, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois.
Comment réussir la mise en œuvre de la dématérialisation ?
Réussir la dématérialisation des factures de votre entreprise peut paraître complexe. La réalité est tout autre car vous y parviendrez en quelques étapes.
La première étape consiste à identifier vos besoins. Pour cela, plusieurs questions doivent être abordées :
- Quel volume de factures traitez-vous chaque mois ?
- Quels sont vos objectifs prioritaires en termes de dématérialisation : réduction des coûts, conformité, gain de temps ? Cette première phase d’analyse permet de vous orienter vers les outils et les processus adaptés.
Deuxième étape : réaliser un audit de vos processus actuels. En d’autres termes, cela revient à passer en revue vos processus actuels de facturation afin de détecter les points faibles et les opportunités d’amélioration. Cet audit vous permettra d’évaluer l’impact de la dématérialisation et de préparer un plan de transition efficace.
Troisième étape : identifier les logiciels de gestion comptable ad hoc. En d’autres termes: choisissez des logiciels compatibles avec la dématérialisation des factures. Assurez-vous qu’ils respectent les standards imposés par l’administration fiscale et qu’ils peuvent se connecter avec vos outils existants. Comme nous l’avons abordé précédemment dans cet article, nous recommandons chaudement Pennylane.
Les étapes complémentaires de la dématérialisation des factures
Suite à ces deux premières étapes, vient le moment de former vos équipes. La réussite de la dématérialisation dépend en effet de la capacité de vos collaborateurs à s'accaparer le sujet. Prévoir des formations pour les familiariser avec les nouveaux outils et les sensibiliser aux enjeux de cette transition s’avère utile à cet égard.
Un ultime conseil pour réussir la transformation digitale de votre entreprise sur l’activité facturation : vous rapprocher de votre expert-comptable. La raison ? Il est le mieux placé pour vous accompagner tout au long de la transition. Il vous aide à choisir les bons outils, à assurer la conformité de vos processus et à optimiser votre gestion fiscale.
Comme vous le voyez, la dématérialisation des factures n’est pas seulement une obligation légale : c’est une opportunité pour votre entreprise de gagner en efficacité, en temps, et de réduire les coûts. Préparez dès aujourd’hui votre transition vers la facturation électronique. Contactez notre cabinet pour un accompagnement personnalisé et efficace.
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