Parvenir à répartir sa charge de travail au sein d’un cabinet comptable engendre plusieurs bénéfices. Cela apporte davantage d’efficacité au quotidien, permet d’atteindre ses objectifs professionnels, apporte satisfaction aux clients et permet de bénéficier d’un meilleur équilibre vie professionnelle et vie privée. Autant d’atouts dont il est possible de profiter grâce à ces astuces que nous vous présentons dans cet article !
Un travail bien effectué est avant tout un travail bien organisé ! Pour cela, il existe des solutions technologiques qui permettent de gagner en temps et en efficacité. Todoist ou Microsoft To Do figurent comme deux outils particulièrement efficaces pour prioriser vos tâches. Disponibles sur PC comme sur Smartphone, ces applications permettent de hiérarchiser, gérer et classer les actions que vous devez mener. Accessible également dans le cloud, elles permettent une utilisation nomade en cas de déplacements réguliers chez des clients notamment. En prime, ces solutions donnent la possibilité d’assigner des tâches à plusieurs personnes, favorisant ainsi la collaboration et le travail en équipe.
Dans la même veine, impossible ou presque de se passer des calendriers en ligne à l’image de Google Calendar ou Outlook Calendar. Ils offrent une parfaite visibilité des rendez-vous, appels et autres réunions au jour, à la semaine ou au mois.
Aussi, se fixer des échéances réalistes aide à bien répartir sa charge de travail et donc à mener à bien l’ensemble des tâches que vous devez effectuer.
Par ailleurs, dans un cabinet d'expertise-comptable, la charge de travail varie au fil de l'année, elle n’est pas régulière. Afin d’anticiper la clôture des dossiers clients pendant les périodes de déclarations fiscales, traiter les tâches courantes en avance permet de ne pas se laisser déborder. Pour cela, une bonne communication entre collègues s’avère essentielle : qui fait quoi ? quand ? comment ? En somme, planifier une bonne répartition des missions avec eux permet de mieux gérer ces pics d'activité, de les lisser sur l’année.
Dans la même veine, parvenir à recevoir l’intégralité des documents clients dans les temps peut être une source de stress. Sur ce point également, l’anticipation est la clé ! La bonne approche ? Procéder régulièrement à quelques relances par téléphone et email dès que possible. Puis, en cas de non réponse de la part du client, ne pas hésiter à opter pour une graduation dans la relation avec l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.
Afin de répartir efficacement votre charge de travail au sein d’un cabinet comptable, il est indispensable d’avoir une vision globale et unifiée de tous les projets que vous menez. Monday ou Slack comptent parmi les solutions les plus performantes et simples d’utilisation. Elles font gagner un temps précieux au quotidien en visualisant toutes les tâches et tous les projets en cours et à venir en un seul et même endroit. Notion, Basecamp, Jira, Asana, LiquidPlanner ou encore Microsoft Project entre autres sont des alternatives tout aussi performantes. Leurs points communs ? Ces outils de gestion de projet accélèrent et fluidifient les nombreuses actions qu’un collaborateur d’un cabinet comptable doit mener pour leurs clients.
Aussi, ces solutions permettent de fluidifier la collaboration au sein d’une équipe en assignant telle ou telle tâche à un collègue. Elles donnent la possibilité de déléguer intelligemment en fonction de la charge de travail de chacun mais aussi de ses compétences respectives. En prime, elles comportent de nombreuses fonctionnalités de communication et d’échange : messagerie, tchat, visioconférence et autres partages de fichier. Les intégrer dans votre travail quotidien est indispensable pour répartir votre charge de travail intelligemment.
De plus en plus d’éditeurs de logiciels de comptabilité, offrent des fonctionnalités basées sur l’IA afin de traiter, comptabiliser et enregistrer des factures ou encore s’assurer du bon traitement de certaines particularités fiscales du dossier. Pennylane ou encore Tiime s’avèrent être des appuis techniques indispensables dans une optique de gain de temps. Ces outils automatisent par exemple l’extraction de données des innombrables documents qu’un cabinet comptable doit traiter pour ses clients. Sage Copilot est un autre exemple de logiciel comptable doté d’IA qui réduit la charge de travail en facilitant la réconciliation bancaire, en prévoyant les flux de trésorerie ou encore en détectant des anomalies d’écritures.
Des outils de visualisation de données comme Finthesis sont conçus pour analyser une foule de données financières en créant des tableaux de bords et des rapports clairs et compréhensibles. Ils aident à la prise de décision, délivrent des informations unifiées et consolidées. Ils permettent d’intégrer un large éventail de données chiffrées des clients d’un cabinet comptable afin de les restituer en différents supports. En plus, ils peuvent être connectés aux logiciels comptables utilisés au sein d’un cabinet afin de réduire un peu plus encore le temps passé d’ordinaire à renseigner les données financières et comptables : dépenses, soldes bancaires, flux de trésorerie…
Instaurer de nouvelles méthodes de travail en utilisant notamment de nouveaux outils nécessite une évaluation régulière des retombées. La technologie comme les process de travail doivent faire gagner du temps, doivent permettre de répartir efficacement sa charge de travail. Aussi, prendre le temps d’analyser les retours positifs obtenus et échanger avec ses collègues et supérieurs permet de rectifier le tir si besoin. En faisant un point régulier, tous les quinze jours ou une fois par mois, il est possible d’évaluer le temps gagné, d’évaluer le gain en termes d’efficacité. En somme, identifier ce qui fonctionne, ce qui demande à être amélioré et ce qui nécessite d’être abandonné permet de perfectionner continuellement le processus de travail quotidien.
En matière de gestion du temps et de la productivité, la règle des 4D est une méthode de travail qui démontre son intérêt. Voici ce que signifient les 4D et à quoi ils renvoient :
Grâce à ces 6 astuces, vous parviendrez à répartir intelligemment et efficacement votre charge de travail dans un cabinet comptable.
Chez Euraudit, nous appliquons ces pratiques au quotidien, afin d’offrir à nos collaborateurs un environnement de travail propice à un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
📌 Pour mieux comprendre les responsabilités comptables au sein d’un cabinet, découvrez notre article dédié.
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